Getting Things Done atau yang lebih dikenal dengan singkatannya GTD, adalah sistem manajemen tugas yang populer yang diciptakan oleh konsultan produktivitas David Allen. Metodologi ini didasarkan pada kebenaran sederhana: semakin banyak informasi yang berputar di dalam pikiran kita, semakin sulit untuk memutuskan apa yang perlu diperhatikan. Akibatnya, kita menghabiskan lebih banyak waktu memikirkan tugas-tugas kita daripada benar-benar melakukannya. Ketika informasi menumpuk di dalam kepala kita, itu menyebabkan stres, kebingungan, dan ketidakpastian.

Rasanya sudah lama sekali saya membaca tentang buku ini, terutama ketika awal memulai Buller Journal. Dan sejak lama pula ingin membuat resensi tentang buku ini, tetapi gak kelar-kelar, walhasil baru kali ini saya membuatnya.

Salah satu alasan mengapa saya tertarik untuk membuat resensi buku ini adalah karena ingin menuntaskan keinginan yang telah lama ada. Pun juga untuk membagikan beberapa gagasan David Allen yang menurut saya bisa menjadi pertimbangan saat kita menentukan skala prioritas dalam hidup.

Salah satu alasan mengapa saya ingin membagikan gagasan dari Allen adalah karena ia menjelaskan bahwa ia telah mengamati otak kita akan jauh lebih baik dalam memproses informasi daripada menyimpannya (otak Kita adalah kantor yang buruk). Metode GTD-nya menguraikan bagaimana membuang semua kekacauan mental ke dalam sistem eksternal dan kemudian mengorganisasikannya sehingga kita bisa fokus pada hal yang tepat dan pada waktu yang tepat. 

Ketika alur kerja GTD diatur dengan baik, maka Kita akan dapat dengan percaya diri menjawab pertanyaan “apa yang seharusnya saya kerjakan?” setiap saat tanpa khawatir bahwa Kita mungkin lupa sesuatu yang penting yang perlu Kita lakukan nanti. Sederhananya kita secara otomatis akan terlatih memahami apa saja prioritas yang harus diselesaikan dan mana yang kita bisa kerjakan nanti atau kita delegasikan kepada orang lain. 

Pada intinya buku ini mengajarkan kita untuk membuat skala prioritas pekerjaan yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan tetap fokus untuk menyelesaikannya sesuai target yang ditentukan. Dengan begitu, secara otomatis kita bisa tahu tentang prioritas yang harus dikerjakan di kemudian hari.

Dalam bahasa Indonesia, beberapa prinsip GTD bisa kita bahas seperti berikut ini :

Tangkap apa pun yang melintas di pikiran Kita. Tidak ada yang terlalu besar atau terlalu kecil! Item ini langsung masuk ke kotak masuk Kita. Menurut saya hal ini berkenaan dengan mengosongkan pikiran dan memindahkannya dalam sebuah kertas. Dalam Bullet Journal istilah ini disebut juga dengan “Mental Inventory”.

Terkadang kita tidak menyadari bahwa pikiran kita ini dipenuhi dengan sampah atau cache yang tidak memiliki manfaat sama sekali. Terlebih jika kita sering terjebak pada ghibah. Hihihi… Di mana kita sering menyimpan informasi dan data yang sebenarnya tidak berdampak dalam kehidupan kita kecuali untuk menumbuhkan sisi empati saja.

Setelah kita membuat rekap tulisan tentang apa saja yang ingin kita kerjakan, inginkan atau pun mimpikan, selanjutnya kita perlu memilah dan memberikan tingkatan “emergency” pada setiap hal yang telah kita tulis sebelumnya.

Proses apa yang telah Kita buat tadi tentukan untuk menjadi langkah dalam mengambil tindakan yang jelas dan konkret. Tentukan juga apakah suatu item tersebut kita jadikan sebuah proyek, atau perlu tindakan selanjutnya, atau bahkan hanya sekadar referensi saja.

Langkah selanjutnya sesuai dengang istilahnya yakni mengorganisasikan hal yang telah kita klasifikasikan. Yaitu menempatkan tugas-tugas yang telah ditentukan tersebut sesuai kelompok masing-masing. Bahkan jika perlu kita juga bisa mendelegasikan pada orang lain, terutama mereka yang sesuai dengan keahliannya masing-masing sehingga bisa efektif dan efisien dalam penyelesaiannya.

Tahap selanjutnya adalah merefleksi dan mengevaluasi progres yang sudah kita jalankan. Apakah ada yang perlu diperbarui, atau ada yang perlu direvisi atau bahkan dihentikan prosesnya sehingga tidak mengganggu progres yang sudah berlangsung. Evaluasi menjadi tahapan penting dalam sebuah proyek karena dalam kesempatan ini kita bisa memperbaiki dan mengambil keputusan lanjutan yang lebih baik untuk langkah selanjutnya.

Kerjakan hal-hal yang penting dan telah kita tentukan sebagai prioritas. Meskipun GTD memerlukan investasi awal waktu dan energi untuk disiapkan, manfaatnya akan terasa dengan penggunaan yang konsisten. Kita tidak akan lagi khawatir ketika melewatkan tenggat waktu atau tugas penting. Sebaliknya, Kita akan dapat merespons informasi yang masuk dengan tenang dan memprioritaskan waktu Kita dengan percaya diri.

Metode Getting Things Done (GTD) memiliki beberapa hal menarik yang membuat menjadi sistem manajemen tugas menjadi populer seperti saat ini. Mungkin jika dibaca berdasarkan teori dan gagasannya, cara ini memang terasa sulit dipahami. Padahal ketika sudah dikerjakan. GTD tak serumit penjelasannya. Dan berikut ini hal menarik tentang GTD :

1. Sederhana dan Praktis >> GTD mengajarkan langkah-langkah konkret yang mudah diikuti. Kita tidak perlu menghafal teori rumit atau mempelajari alat khusus. Semua prinsipnya dapat diterapkan dalam kehidupan sehari-hari.
2. Mengurangi Stres >> Dengan mengosongkan pikiran Kita dan menempatkan semua tugas ke dalam sistem, Kita mengurangi kekacauan mental dan stres. Kita tidak lagi khawatir lupa atau melewatkan sesuatu.
3. Fokus pada Prioritas >> GTD membantu Kita memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan dampak. Kita dapat dengan jelas melihat apa yang perlu dikerjakan dan kapan.
4. Fleksibel >> Kita dapat menerapkan GTD dengan berbagai alat, termasuk aplikasi, buku catatan, atau bahkan Bullet Journal. Kita dapat menyesuaikannya dengan gaya hidup dan preferensi Kita.
5. Mengurangi Prokrastinasi >> Dengan sistem yang teratur, Kita lebih cenderung menyelesaikan tugas tepat waktu. GTD membantu mengatasi kecenderungan untuk menunda-nunda.
6. Mendorong Refleksi >> Rutin mengulas dan memperbarui daftar tugas membantu Kita mempertimbangkan kembali prioritas dan mengidentifikasi perubahan yang perlu dilakukan.
7. Dapat Diterapkan oleh Siapa Saja >> GTD tidak membatasi profesi atau latar belakang. Baik Kita seorang pekerja kantoran, mahasiswa, atau ibu rumah tangga, GTD dapat membantu meningkatkan produktivitas Kita.

Jadi, jika Kita ingin mengelola tugas dengan lebih efisien dan mengurangi stres, GTD adalah sistem yang patut dipertimbangkan! 🌟

Getting Things Done (GTD) memang merupakan sistem manajemen tugas yang efektif, tetapi apakah cocok untuk semua oran g? Mari kita lihat beberapa pertimbangan:

• Kepribadian dan Preferensi >> Setiap orang memiliki preferensi berbeda dalam mengelola tugas. Beberapa orang lebih suka menggunakan aplikasi digital, sementara yang lain lebih nyaman dengan buku catatan fisik. GTD dapat disesuaikan dengan berbagai alat, tetapi tetap perlu mempertimbangkan apa yang paling cocok untuk Kita.
• Kebutuhan dan Lingkungan >> GTD sangat cocok untuk orang yang memiliki banyak tugas dan informasi yang harus diatur. Jika Kita bekerja di lingkungan yang kompleks atau memiliki banyak proyek, GTD dapat membantu mengurangi kekacauan dan meningkatkan produktivitas.
• Kedisiplinan dan Konsistensi >> GTD memerlukan kedisiplinan dan konsistensi dalam menerapkan langkah-langkahnya. Jika Kita tidak terbiasa dengan rutinitas atau sering lupa memeriksa daftar tugas, mungkin perlu lebih banyak usaha untuk mengadopsi GTD.
• Keterbukaan terhadap Perubahan >> GTD mengajarkan untuk selalu mengulas dan memperbarui daftar tugas. Jika Kita tidak suka beradaptasi dengan perubahan atau merasa terbebani oleh revisi rutin, mungkin sistem ini tidak cocok untuk Kita.
• Konteks dan Profesi >> Beberapa profesi atau situasi mungkin memerlukan pendekatan manajemen tugas yang berbeda. Misalnya, seorang pengusaha mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda dengan seorang mahasiswa. Pertimbangkan konteks dan kebutuhan Kita sebelum mengadopsi GTD.

Jadi, meskipun GTD memiliki banyak manfaat, tidak semua orang akan merasa cocok dengannya. Yang terpenting adalah menemukan sistem yang sesuai dengan gaya hidup dan kebutuhan Kita. 🌟

Nah buat yang ingin mencoba metode ini dalam kehidupan sehari-hari, bisa juga langsung diimplementasikan dalam bullet journal kita loh. Jadi kita langsung menggabungkan GTD dengan BuJo sekaligus. Atau gunakan tips berikut ini :

1. Tangkap Semuanya [capture]

• Gunakan kotak masuk fisik atau digital untuk menampung semua ide, tugas, dan komitmen yang melintas di pikiran Kita. Tidak ada yang terlalu besar atau terlalu kecil untuk ditangkap/di catat. Semua ide dan gagasan yang kita memiliki potensi yang sama.
• Jangan biarkan pikiran Kita penuh dengan informasi yang berputar-putar. Tangkap semua hal, dari ide besar hingga tugas sepele.
• Gunakan Bullet Journal jika memilikinya untuk mencatat semua ide, tugas atau apa pun yang melintas dalam pikiran kita. Kelak hal ini akan menjadi Bank Ide kita.

Klarifikasi dengan Jelas [Clarify]

• Setelah Kita menangkap semuanya, tentukan langkah tindakan yang spesifik.
• Pisahkan proyek besar menjadi tindakan-tindakan kecil yang dapat Kita kerjakan.
• Pertimbangkan apakah suatu item merupakan suatu proyek, tindakan selanjutnya, atau hanya sebuah referensi.
• Kita bisa memberikan kelompok pada setiap ide, tugas, gagasan yang telah kita keluarkan tersebut. Apakah mereka bisa menjadi sebuah proyek baru atau hanya gagasan pelengkap saja. Bisa jadi suatu saat ini akan gagasan yang kita anggap tidak penting ini menjadi salah satu proyek besar kita. Itulah sebabnya penting bagi kita mencatat setiap ide dan gagasan yang dimiliki.

Organisasikan dengan Sistem [Organize]

• Buat sistem yang sesuai dengan Kita. Gunakan aplikasi, kalender, dan daftar tugas [to do list] untuk mengatur pekerjaan Kita.
• Tentukan semua hal di tempat yang tepat. Tambahkan tanggal ke kalender Kita, delegasikan proyek kepada orang lain, simpan materi referensi, dan urutkan tugas Kita [mana yang prioritas, mana yang bisa dikerjakan orang lain dan mana yang perlu dilakukan paling akhir].

Ulas dan Perbarui [Reflect]

• Tetap ulas daftar Kita secara berkala.
• Hapus ide, tugas atau gagasan yang tidak relevan dan tambahkan yang baru.
• Review daftar hal serta tugas serta pekerjaan yang sudah dibuat sesering mungkin agar Kita mengetahui akan hal-hal yang perlu diselesaikan².

Lakukan dengan Fokus [Engage]

• Prioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan dampak.
• Kerjakan satu hal pada satu waktu dan hindari multitasking.

Meskipun GTD memerlukan investasi awal waktu dan energi untuk disiapkan, manfaatnya akan terasa dengan penggunaan yang konsisten. Kita tidak akan lagi khawatir tentang melewatkan tenggat waktu atau tugas penting. Sebaliknya, Kita akan dapat merespons informasi yang masuk dengan tenang dan memprioritaskan waktu Kita dengan percaya diri.

Ingatlah bahwa metode GTD bukan hanya alat yang Kita pilih, tetapi kebiasaan yang Kita terapkan setiap hari untuk memikirkan dan memprioritaskan pekerjaan. Maka untuk bisa merasakan dampak dan manfaatnya kita harus mengamalkannya dalam kehidupan sehari-hari.

So, yang tertarik untuk mengubah cara hidup agar lebih mindful dan produktif, tidak ada salahnya mencoba menerapkan sistem ini. Yang terpenting kita harus bersabar dalam prosesnya. Karena keberhasilan setiap metode itu tergantung pada proses yang kita jalani. Paling tidak ujicoba secara bertahap untuk mengetahui progres dan dampak untuk hidup kita. Selamat membaca bukunya, selama mencoba metodenya !

1. Menjadi Produktif dengan Metode Getting Things Done – Roketin. https://roketin.com/Insight/menjadi-produktif-dengan-metode-getting-things-done-gtd.
2. Apa itu Getting Things Done® (GTD®)? – Aditya Daniel. https://adityadaniel.com/apa-itu-getting-things-done/.
3. Tired of not Getting Things Done? Master the GTD method in 5 steps – Asana. https://asana.com/id/resources/getting-things-done-gtd.
4. Apa Itu Getting Things Done (GTD)? – Aku Pintar. https://akupintar.id/info-pintar/-/blogs/meningkatkan-produktivitas-guru-dengan-metode-getting-things-done.
5. Getting Things Done: A Simple Step-By-Step Guide – Todoist. https://todoist.com/productivity-methods/getting-things-done.
6. The David Allen Time Management Approach – The Happy Manager. https://the-happy-manager.com/article/david-allen-time-management-approach/.
7. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity – David Allen …. https://books.google.com/books/about/Getting_Things_Done.html?id=8MrFQgAACAAJ.
8. Getting Things Done Summary and Study Guide | SuperSummary. https://www.supersummary.com/getting-things-done/summary/.
9. Getting Things Done – Wikipedia. https://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done.